Nosiłem się od kilku miesięcy z napisaniem artykułu o zatrudnianiu pracownika, ale zawsze coś stawało na przeszkodzie. Temat jest tak obszerny, że trzeba mieć wiedzę z wielu obszarów, trzeba mieć też doświadczenie, żeby podzielić się jakąś opinią… i nagle człowiek się orientuje, że ta jego opinia ulega zmianie w czasie, a informacje dotyczące uwarunkowań prawnych się dezaktualizują. Postaram się zatem podzielić głównie swoimi przemyśleniami oraz wątpliwościami, a także dać kilka praktycznych wskazówek, które nie będą zbytnio drążyć prawnych zakamarków. Zatem, nałóżcie zbroję dystansu, przyłbicę refleksji i z ostrożnością oraz pewną dozą wyrozumiałości, podejmijcie rękawicę dyskusji na temat rozwoju poprzez zatrudnianie.
Po co mi ta firma?
Najprościej jest mi zacząć od zadawania pytań i kręcenia się wokół ogólnych zasad czy przekonań, które stanowią podwaliny naszych decyzji. W działalności gospodarczej liczy się przede wszystkim „działanie”, więc decyzje muszą dotyczyć konkretnych aktywności, które podejmujemy. Interesują nas pytania, dzięki którym zbliżymy się jakoś do praktycznych wniosków. Po co zatem mi ta firma? Kiedyś byłem świadkiem krótkiej, acz pouczającej dyskusji rozpoczętej przez znanego marketingowca Pawła Tkaczyka na temat tego po co – mówiąc kolokwialnie – zakłada się firmę. Z resztą, jest też świetny felieton temu poświęcony na stronie autora (https://paweltkaczyk.com/pl/pulapka-wlasnej-firmy/). Zdaniem Pawła Tkaczyka własna działalność wcale nie musi być najlepszym sposobem na zarabianie większych pieniędzy czy uwolnienie się od szefa. Sam osobiście znam specjalistów, którzy odpowiednio sterując własną karierą i pracując na etacie mają zdecydowanie lepsze wynagrodzenie niż niejeden przedsiębiorca. Podobnie uwolnienie się od szefa wcale nie oznacza beztroski, bo rzuca nas w objęcie nieraz setek szefów w postaci naszych klientów. Ja będę może mniej kategoryczny niż autor tamtego artykułu, więc postawię tezę, że najbardziej optymalny cel zakładania firmy to nie zarabianie większych pieniędzy, samodzielność, prestiż tylko wzrost i rozwój w ramach organizacji.
Zalety samodzielnego działania
Wszystkim, którzy stoją u progu decyzji o zatrudnieniu polecam wzięcie pod uwagę poprzedniego akapitu. Jeżeli zatrudnicie, Wasze życie nigdy nie będzie już takie samo. Pierwszy dzień w pracy nowej osoby może być wspaniałym początkiem przygody z rozwojem i wzrostem firmy, ale pozbawi Was także pewnych przywilejów, które zarezerwowane są dla osób będących na tak zwanym samozatrudnieniu. Tego typu rozterki opisał świetnie Paul Jarvis w książce Firma, czyli Ty, która opowiada o tym jak próbować rosnąć poprzez inne sposoby niż zatrudnianie. Warto sięgnąć, podobnie jak spojrzeć do obszernej recenzji autorstwa Michała Szafrańskiego (https://jakoszczedzacpieniadze.pl/firma-czyli-ty-dlaczego-warto-byc-mala-firma).
Jeżeli należysz do osób, które zdecydowały się odejść z etatu lub nigdy go nie podejmować z uwagi na konieczność funkcjonowania w jakiś ramach, z łatwością zrozumiesz jak wielką masz wolność będąc „na swoim”. W zależności od Twoich umów z klientami, mniej lub bardziej przejmujesz się planowaniem i przestrzeganiem zasad. Wszystko zależy od Ciebie, możesz więc cieszyć się z:
- braku konieczności rzetelnego planowania finansowego, bo głównym kosztem jest koszt Twojej pracy;
- braku spisanych standardów, procesów, schematów, bo wszystko jest w Twojej głowie i decydujesz ad-hoc;
- dobrego stanu wyposażenia, bo tylko Ty z niego korzystasz i dbasz o porządek;
- dobrego kontaktu z klientami, bo tylko Ty z nimi rozmawiasz;
- drobnych obowiązków administracyjnych, księgowych, bo przecież to tylko samozatrudnienie;
- braku dodatkowych kosztów obsługi prawnej, księgowej czy nawet zakupu obowiązkowego wyposażenia przy zatrudnieniu;
- wolnego czasu, którego nie musisz poświęcać na przekazywanie informacji, szkolenie i nadzór;
- spokoju, bo nagle za Twoją wypracowaną markę osobistą i pod Twoim nazwiskiem nie działają kolejne osoby.
- braku odpowiedzialności za wypłatę wynagrodzeń, za zdrowie, za samopoczucie pracowników;
Samodzielność w zestawieniu z zatrudnianiem ma bardzo dużo zalet, powiedziałbym nawet, że krok w kierunku zespołu wydaje się być jakimś szaleństwem. No tak, bo to zestawienie opiera się na perspektywie osób, które opowiedziały mi co było dla nich największym zaskoczeniem po przyjściu do gabinetu nowego pracownika, kiedy one wciąż jeszcze myślały o sobie tylko jak o terapeucie.
Pierwszy krok to zmiana perspektywy
Zacząłem narrację od pokazania sytuacji jednoosobowego gabinetu, którego właściciel/właścicielka i zarazem główny terapeuta chce rozwinąć działalność i zatrudnia kolejną osobę. To jest najczęstsza sytuacja. Co więcej, zwykle właściciel nadal pracuje w dotychczasowym charakterze. Już za kilka chwil przekona się, że zamiast odciążyć się z nadmiaru oczekujących klientów, dodał sobie obowiązków i musi poświęcić czas na stanowisku:
- menadżera, bo nowego pracownika trzeba na początku odpowiednio poprowadzić;
- księgowego/kadrowego, bo zatrudnienie to kolejna pula dokumentów;
- prawnika, bo trzeba rozeznać się w przepisach prawa pracy lub chociaż kodeksu cywilnego;
- recepcji, bo przybywa nowych klientów;
- marketingowca, bo nie przybywa nowych klientów 🙂
- zaopatrzeniowca, bo więcej materiałów zużywamy;
Zwykle stanowi to szok, ponieważ nie bardzo wiadomo jak ten czas rozliczyć jeżeli nadal świadczy się usługi wobec klientów. Czy właściciel firmy może sobie „płacić” za wykonywanie takich obowiązków? W zasadzie mógłby w tym czasie realizować kolejne godziny z klientami i to byłoby na pierwszy rzut oka bardziej produktywne.
Wyobraźmy sobie na chwilę inną sytuację. Gabinet tym razem kilkoma pracownikami zakłada nie terapeuta, ale zupełnie inna osoba. Po prostu – przedsiębiorca. Hipotetycznie wszystko dobrze policzył, rozeznał się w branży i wie, że zatrudniając np. logopedów i psychologa na 100 godzin w tygodniu będzie potrzebował dodatkowo zlecić więcej do biura księgowego, wybrać kierownika i zwiększyć mu wynagrodzenie, zakupić reklamę oraz w początkowym okresie samodzielnie odbierać telefony od klientów, co przewidzi na liście wynagrodzeń. Czy taka sytuacja jest możliwa? Jest, ponieważ tym właśnie w każdej branży zajmują się przedsiębiorcy. Chcesz czy nie chcesz, staniesz się nim właśnie z dniem pojawienia się w firmie nowego pracownika. Jeżeli zaczniesz o sobie myśleć w kategoriach przedsiębiorcy, zaczniesz także liczyć czas pracy (także ten utajony), zaczniesz myśleć o standardach, procesach i optymalizacji, wtedy zatrudnienie nie będzie wiązało się z pozbawieniem przywilejów samozatrudnienia, ale otwarciem na zupełnie nowe wyzwania. Ścieżką możliwości a nie drogą… upadku.
Kiedy warto myśleć o zatrudnieniu?
Pozostańmy przy sytuacji, kiedy jednoosobowy gabinet, gdzie terapeuta jest kapitanem, sterem i okrętem chciałby zacząć budować zespół i rozwijać firmę. Jak właściwie odpowiedzieć na pytanie czy to już ten właściwy moment? Czym się kierować? Pobawmy się różnymi scenariuszami i weźmy na tapet takie „sygnały” z otoczenia i ze środka naszej działalności:
- sezon – nadchodzi wrzesień i wiemy, że to zawsze oznacza więcej pracy;
- baza klientów – mamy listę klientów oczekujących na termin;
- stan gotówki – mamy zapas na przystosowanie lokalu, zakup wyposażenia, reklamę oraz poduszkę finansową na wypłatę wynagrodzenia (!) nawet w razie słabej koniunktury;
- gotowość merytoryczna – znamy przepisy oraz wiemy jak prowadzić mniej doświadczonego specjalistę (nie wiemy kto ostatecznie do nas trafi);
- zalążek kultury organizacyjnej – mamy standard zasad postępowania (np. regulamin dla klientów, sposoby opisywania usług klientom), którego łatwo kogoś nauczymy, żeby np. nie przekazywać klientom sprzecznych informacji, zakresy odpowiedzialności dla „szefa” i pracownika;
- plan działania – mamy poukładane kroki na kilka miesięcy w przód co się wydarzy, czy potrzebujemy reklamy i kiedy ją uruchamiamy, jakich spodziewamy się przychodów, co nowego wprowadzimy do oferty;
- szansa na pozyskanie specjalisty – mamy możliwość zatrudnienia dobrego specjalisty bez długotrwałej rekrutacji;
- świadomość przedsiębiorcy – gotowość na rezygnację z części pracy terapeutycznej na rzecz pracy organizacyjnej, chęć do układania procesów, optymalizowania czasu, gotowość do delegowania zadań i dzielenia się odpowiedzialnością, gotowość do przyjmowania porażek i ciągłej nauki.
To są sygnały, które nieustannie otrzymujemy i zapewne zdarzyło się Wam dostrzegać część z nich w jednym czasie. Sytuacja kumulacji to moment, który zapewne powoduje szybsze bicie serca, bo aż prosi się o podjęcie działania. Uważam jednak, że bez kluczowego ostatniego punktu reszta może zwodzić na manowce. Jeżeli ktoś ma zalążek kultury organizacyjnej i plan działania to najpewniej gen przedsiębiorczości pozwoli mu tę świadomość rozwijać, gotówka się znajdzie, a baza klientów w końcu urośnie. Warto się samodzielnie zbadać pod tym kątem.
Z drugiej strony myślę, że jest też kilka fałszywych sygnałów. Osobiście byłem kiedyś przekonany, że rozwój każdego terapeuty wiedzie przez zatrudnienie do posiadania własnej placówki, jak w ewolucji uczeń->mistrz. Dzisiaj sądzę, że to nieprawda i pełnić funkcję mistrza można także spoza fotela właściciela czy dyrektora. Można się bardzo skaleczyć zakładając własny gabinet czy rekrutując nową osobę tylko dlatego, że to rzekomy etap w karierze zawodowej. Ba, dzisiaj uważam, że warto rozdzielić rolę dyrektora wykonawczego od roli dyrektora merytorycznego/szefa zespołu.
Jeżeli masz świadomość, że zatrudnienie to przygoda, a Ty przestajesz być terapeutą i stajesz się szefem, musisz zacząć się uczyć przepisów, marketingu i obsługi klienta. Witaj w klubie! Zaczynamy działać!
Przychodzi terapeuta do pustego gabinetu
Wyobraź sobie, że prawdopodobnie zaczynasz od zera w kwestii organizacji pracy. Serio, teraz każda strata Twojego pracownika to strata firmy. Wcześniej wolna godzina to była kawa, telefon do znajomych. Teraz wolna godzina pracownika to Twój bezsensowny koszt (umowa o pracę) lub jego bezsensowna strata (zlecenie, b2b). Jedna i druga sytuacja w dłuższej perspektywie kończy się frustracją. Zadbaj o to już dzisiaj, żeby za kilka tygodni problem nie wypłynął w kryzysowym momencie. Jesteś szefem i Twój zysk bierze się także z tego, że dbasz o ciągłość pracy przedsiębiorstwa. Masz prawo do tej premii, bo pracujesz nad marketingiem, regulaminem dla klientów, obsługą klienta i zaczynasz dostrzegać, że poza pacjentami masz właśnie do czynienia teraz także z klientami. Wkrada się nowa relacja do tej pozornie ustabilizowanej struktury. Jeżeli przedstawiasz ofertę czy po prostu rozliczasz osoby, które bezpośrednio korzystają z usług drugiego terapeuty, nie będzie Was już łączyła ta sama relacja terapeuta-pacjent tylko nieco bardziej powierzchowna pracownik obsługi-klient. Zacznij pracować nad odnalezieniem się w nowej roli. No i oczywiście przemyśl model biznesowy, bez tego teraz już ani rusz!
Szybko wskoczyliśmy na głęboką wodę, ale nie bez powodu akcja nabrała tempa. Tak będzie to wyglądało w pierwszych dniach, przygotujcie się więc wcześniej na rozwiązanie problemów (uwaga, część rozwiązań może narzucić kodeks pracy):
- model biznesowy – na czym właściwie zarabiamy i jak się rozliczamy? Często mówi się o zatrudnieniu, ale może lepiej podnajmować? Rozliczać się prowizyjnie?
- zakres obowiązków – kto odpowiada za kontakt z klientem – jedna recepcja czy każdy sobie? kto odpowiada za zaopatrzenie? kto odwołuje zajęcia np. podczas choroby? Kto przyjmuje płatności od klientów? Kto rozwiązuje sytuacje konfliktowe z klientami? Kto przygotowuje wzory dokumentów?
- zakres odpowiedzialności – kto odpowiada za zniszczone wyposażenie? kto odpowiada za porzucenie pacjentów nagłym odejściem?
- regulamin świadczenia usług – czy możliwe są zastępstwa np. w trakcie choroby jednego z terapeutów? Z jakim wyprzedzeniem informujemy o urlopach i nieobecnościach? Czy klienci ponoszą koszt zbyt późno odwołanych wizyt?
- forma współpracy z terapeutą – umowa o pracę? b2b? umowa zlecenia? Jaki czas wypowiedzenia? Jak rozliczane wolne godziny? Jak rozliczane dodatkowe obowiązki? Nadgodziny? Tajemnica przedsiębiorstwa? Zakaz konkurencji?
- wyposażenie gabinetu – czy mam komplet wyposażenia dla innej osoby? Co jeżeli ona ma nieco inną specjalizację i wymagania? Czy mamy odpowiednie meble? Czy mamy odpowiedni wystrój (np. nową ofertę kierujemy do dorosłych a mamy gabinet przygotowany wybitnie pod kątem dzieci)?
- baza klientów – czy mamy odpowiednio dużą i aktualną bazę klientów? Czy klienci będą zainteresowani nową osobą? Czy będą im odpowiadały zaproponowane terminy?
- przygotowanie pracownika – instruktaż stanowiskowy? Szkolenie bhp? Badania medycy pracy? Przegląd wyposażenia? Instruktaż z prowadzenia spotkań online? Instruktaż jak przeprowadzić pierwsze spotkanie z pacjentem? Wprowadzenie nowego terapeuty do stosowanych metod? Hospitacja spotkań? Superwizja?
- stan finansów – czy mam środki na reklamę, wyposażenie? Czy mam zapas na wypłatę wynagrodzeń w razie pojawienia się problemów z płynnością?
Nie lubię nigdy w sprawach organizacyjnych dawać gotowych rozwiązań, stąd lista zawiera same pytania. Jeżeli jesteście gotowi na zatrudnienie, nie będziecie mieli kłopotów z udzieleniem odpowiedzi na większość z nich. Być może na część odpowiecie źle, ale praca przedsiębiorcy polega właśnie na ciągłym ewaluowaniu, wyciąganiu wniosków, udoskonalaniu i uczeniu się.
Jaki rodzaj umowy – umowa o pracę, umowa zlecenia czy umowa b2b?
Patrząc z perspektywy obszerności poprzednich akapitów, mam wrażenie, że porównanie rodzajów umów lepiej zostawić na kolejny artykuł. Weźcie kilka głęboki wdechów, przeczytajcie na spokojnie jeszcze raz ten tekst i dajcie znać w komentarzach co Waszym zdaniem jest kluczowe przy zatrudnianiu i kiedy Waszym zdaniem jest „ten” właściwy moment!
