Opisywałem kilkukrotnie możliwości Google Workspace (np. tu 10 przydatnych funkcji darmowego Gmaila (w gabinecie) i tu Aplikacje dla gabinetu) i nie kryję jakim jestem entuzjastą tej platformy. Trudno bowiem o lepszy pakiet startowy na przygodę z cyfryzacją firmy. Jest łatwo dostępny i bardzo szybki do wdrożenia, ponieważ wymaga szkolenia personelu w bardzo małym zakresie. Wszyscy w mniejszym lub większym stopniu mieliśmy zwykle do czynienia z aplikacjami takimi jak Gmail czy Dokumenty. Chciałbym teraz pokazać jak w praktyce zacząć korzystać z tego pakietu. To nic trudnego, szybko pomogę Ci w:
- stworzeniu pracownikom kont Gmail z adresem twojafirma_pl,
- przechowywaniu dokumentacji na dysku,
- bezpiecznej pracy grupowej na dokumentach,
- procesie tworzenia, zatwierdzania i wysyłania dokumentów klientom,
- opisywaniu i publikowaniu bazy wiedzy firmowej dla pracowników,
- czacie firmowym
i wielu innych funkcjach, które są dostępne, a wystarczy je odpowiednio zastosować. W trakcie krótkiego szkolenia zobaczysz Ci jak moja placówka wypracowała własne procesy, które możesz wdrożyć także u siebie!
Dla kogo jest to spotkanie?
- Właścicieli jednoosobowych gabinetów, którzy chcą podnieść poziom bezpieczeństwa informacji lub myślą o rozwoju firmy.
- Właścicieli placówek.
- Kierownik zespołów.
- Prowadzących poradnie.
- Każdego kto chciałby poprawić działanie swojej organizacji.
Czym jest Google Workspace?
W dużym uproszczeniu jest to płatny pakiet aplikacji Google (np. Gmail, Dysk, Dokumenty, itp.), który pozwala na centralne zarządzanie użytkownikami, czyli m.in. dodawanie i usuwanie kont, nadawanie uprawnień. Wszystko odbywa się w obrębie firmowej domeny, czyli każdy z pracowników posiada indywidualny login w formie np. imie.nazwisko@twojafirma.pl. Możemy podłączyć tam działającą już domenę lub zakupić nową na etapie rejestracji usługi.
Jakie problemy chcemy rozwiązać?
Nie chciałbym pisać ani mówić o celach bez podawania potrzeb, bo nie sztuką jest wydać pieniądze i zmarnować czas na rozwiązywanie nieistniejących problemów. Każdy musi się zmierzyć z konkretnymi wyzwaniami. To zupełnie normalne, że wraz ze wzrostem firmy pojawiają się nowe, zupełnie wcześniej nieznane. Inaczej pracuje się w pojedynkę, inaczej z jednym pracownikiem, jeszcze inaczej z kilkunastoma. Wynika to z tego, że mamy ograniczony czas na nadzorowanie i po prostu zaczynamy z czegoś rezygnować wraz z rozwojem zespołu. Nie zdziwi mnie zatem, że ktoś kto prowadzi jednoosobową działalność uzna część z problemów za nieistotne, bo tak w rzeczywistości może być. Jestem za to jednak przekonany, że spora część z czytelników spojrzy na ten tekst z uśmiechem aprobaty, bo poczują, że przeżywają to samo. Celowo piszę „przeżywają”, bo bycie właścicielem/kierownikiem wiąże się także ze sporymi emocjami. Chciałbym Was teraz uwolnić przynajmniej od części tych zbędnych 🙂 Problemy pojawiające się przy wzroście mają często charakter długu. Robimy coś bez wyraźnego planu, to działa, ale w pewnym momencie widzimy, że lód, po którym stąpamy staje się coraz cieńszy. Nie sprawdziliśmy przepisów, zapomnieliśmy zadbać o zabezpieczenia, albo mamy bałagan w dokumentach. Im wcześniej wykryjemy takie miejsca potencjalnych awarii w naszej firmie, tym lepiej zadbamy o przyszłość i dług nie będzie się powiększał. Każdą pożyczkę trzeba w końcu spłacić, inaczej los upomni się o nią w najmniej spodziewanym momencie. Ja dostrzegam takie problemy w małych, ale rozwijających się przedsiębiorstwach:
Niski poziom bezpieczeństwa informacji
Działacie razem dzielnie w zespole i przyzwyczajeni do swobodnej wymiany informacji poprzez pocztę email, komunikatory internetowe przesyłacie coraz więcej informacji. Byliście najpierw we dwoje i nikomu nie przyszło do głowy założenie firmowej poczty, bo to dodatkowe obowiązki, koszty. Teraz doszły kolejne osoby, które mają swoje własne przyzwyczajenia i poza wymianą plików przez email, czasami przesyłacie coś poprzez Messenger czy WhatsApp. A gdzie bezpieczeństwo? Po pierwsze, jesteście prawdopodobnie trochę na bakier z tzw. RODO, bo firma nie ma kontroli na prywatnymi kontami i dane wydostają się poza organizację. To trochę jak wynoszenie papierowych dokumentów. Wyjątkiem może być sytuacja, w której Wasi pracownicy to zleceniobiorcy, a Wy opisaliście szczegółowo w polityce bezpieczeństwa i kontraktach kto i jak odpowiada za dane. Nie mam tu jednak na myśli danych, które powinny podlegać szczególnej ochronie, bo z nimi jest nieco trudniej. Po drugie, właśnie weszliście na drogę dużego ryzyka. Jaką macie pewność, że plik przesłany Messengerem nie wypłynie przy prostym zhackowaniu konta? Każdy zapewne ma znajomego, który informował na Facebook, że miał włamanie i prosił o nieodbieranie wiadomości. Jaką macie pewność, że (współ)pracownik usunie te dokumenty po zakończeniu umowy? Przecież jego konto mailowe może być celem ataku za rok, dwa i wtedy dowiecie się dopiero z mediów o tym, że dane Waszych klientów krążą po sieci. Nie życzę tego nikomu.
Słaby dostęp do informacji
Praca w zespole wymaga sprawnej wymiany informacji. Jeżeli widujecie się codziennie i spędzacie ze sobą dużo czasu to pewnie wszyscy są zawsze „na bieżąco”. Sytuacja się komplikuje gdy pracownicy się mijają w pracy, każdy skupia się na własnych zadaniach lub zabraknie kogoś, kto akurat ma poszukiwaną przez nas wiedzę (bo pojechał na urlop lub jest chory). To mogą być rozmaite dane – szablony dokumentów, kontakty do klientów, cenniki, instrukcje, jakieś wewnętrzne postanowienia, itp. Każda organizacja wcześniej czy później gromadzi coraz większe zasoby takiej wiedzy, co stanowi właśnie o jej dojrzałości i wyjątkowości. Część z takich zasobów pozostaje długo niespisana tylko wymieniacie się nią na spotkaniach, żeby wiedzieć jak się „to” robi – na przykład jak informuje się klienta o ofercie albo jakie zewnętrzne firmy polecamy. Prędzej czy później osoby zarządzające będą chciały mieć nad tym kontrolę, bo odpowiadają za jakość i rzetelność świadczonych przez firmę usług. W końcu spisaliście i zebraliście w całość Wasz know-how, ale po czasie zauważacie, że to wciąż się rozjeżdża, bo po Waszych skrzynkach pocztowych krążą różne wersje, ktoś czegoś nie otrzymał, a nowi pracownicy może nawet zostali zupełnie pominięci. Dodatkowo, wyjechaliście właśnie na urlop, a w lokalu doszło do awarii i nikt nie zna numeru do tego pana, co zawsze szybko przyjeżdża wszystko naprawiać… Zajmiemy się tym 🙂
Problemy wizerunkowe i brak wiarygodności
Nawet się nie zorientowaliście, kiedy Wasza firma wyrosła na lokalnego lidera. Zdobywacie zaufanie klientów/pacjentów, którzy przychodzą z coraz poważniejszymi problemami. Zastanówcie się jednak, czy Wy powierzylibyście swoje zdrowie, życie, majątek lub cokolwiek ważnego firmie, która zważywszy na ryzyko utraty danych ciągle korzysta z prywatnych skrzynek pocztowych pracowników? Ja zawsze zastanawiam się z kim mam przyjemność jeżeli widzę, że w adresie poczty zamiast nazwy firmy widnieje nazwa jednego z portali informacyjnych. Wolę korzystać z usług przedsiębiorstw, które dbają o poufność. Wiarygodność buduje się także przez proste narzędzia, np. stopkę w wiadomości email. Powinny się tam znaleźć informacje kontaktowe pracownika, z którym korespondujemy oraz oczywiście dane firmowe. Dobrą praktyką jest także umieszczenie tam klauzuli o poufności korespondencji.
Zła organizacja pracy i gubienie zadań
Większy zespół to więcej obowiązków organizacyjnych, pojawiają się nowe wyzwania. Jedna osoba już tego wszystkiego sama nie ogarnie, dlatego potrzebujecie wsparcia swoich współpracowników. Z resztą na tym polega praca zespołowa, inaczej to zbiór wolnych elektronów. Jeżeli widzicie, że praca przecieka Wam przez palce, zawsze jest coś do zrobienia, nikt nad niczym nie panuje i jeszcze do tego pojawia się jakaś katastrofa- wtedy macie do czynienia z tzw. pożarem w burdelu. Chaos, frustracja i stres – tak można określić tę sytuację. Nie bagatelizujcie tego, bo zwykle ten stres dotyczy Was w takim samym stopniu jak pracowników, którzy z czasem zaczną postrzegać miejsce pracy jako czarną dziurę bez perspektyw. Z resztą, zła organizacja pracy jest jednym z czynników podejmowania decyzji o zmianie miejsca zatrudnienia. Dobra organizacja polega na tym, że wszyscy wiedzą co mają robić, na kiedy mają to zrobić i skąd wiadomo, że coś jest skończone (sprawdźcie na czym polega metoda SMART w wyznaczaniu celów).
Koszty związane z zakupem oprogramowania
Korzystacie już z jednej aplikacji np. do rezerwacji spotkań online. Jest świetna, ale pomija zupełnie problemy, o których piszę. Kupować czy nie kupować kolejne? Przydałaby się platforma do spotkań online, może jakiś pakiet Office, poczta email, coś do dokumentacji? Złotówki się piętrzą i wychodzi niemała sumka, a przecież to dopiero początek. Drugim kosztem jest bowiem wdrożenie nowego oprogramowania, bo ktoś musi je zainstalować, skonfigurować i przeszkolić pracowników. Jeżeli zrobicie to sami, to tym kosztem będzie oczywiście Wasz czas.
Jakie cele chcemy osiągnąć?
Dostrzegliśmy już problemy, więc łatwo będzie nam zaproponować cele. Będą dość ogólne, bo przecież każda organizacja jest inna i sami musicie dostosować je do swoich potrzeb. Musimy zadbać o:
- Poprawę bezpieczeństwa, czyli utrzymywać wszystkie firmowe dane tylko na firmowej infrastrukturze, koniec z prywatnymi kontami.
- Dostęp do zawsze aktualnych i zatwierdzonych dokumentów, czyli zebrać cały know-how i trzymać w jednym miejscu z ograniczonym dostępem tylko dla naszych pracowników.
- Pocztę i chat firmowy, czyli założyć konta email z firmowym adresem, wykorzystać wzór stopki. Dodatkowo chcemy mieć firmowy czat, żeby przesyłać szybko i wygodnie drobne informacje przy pomocy telefonów.
- Lepszą organizacja pracy, czyli wyznaczajmy zdania z datą realizacji i osobą odpowiedzialną.
- Ograniczenie kosztów i kropka.
Konkretne przypadki użycia
Szczegóły co i jak wdrożyć zobaczycie na nagraniu. Skupimy się tam na 7 prostych krokach, które podniosą Wasz poziom organizacji o kilka pięter. Przejdziemy bardzo praktycznie przez konkretne przypadki użycia aplikacji z pakietu Google Workspace. Oto plan, w nawiasach nazwy wykorzystanych aplikacji:
- Dodajemy nowe konta (Panel administracyjny)
- Tworzymy bazę wzorów i przykładów dokumentów (Dysk, Dokumenty)
- Recepcja zleca opracowanie dokumentacji (Dysk, Dokumenty)
- Przekazujemy dokumenty klientowi (Dysk, Dokumenty, Gmail)
- Uruchamiamy chat firmowy (Chat)
- Delegujemy zadania (Gmail, Chat)
- Opracowujemy bazę wiedzy (Strony)
Zapraszam na koniec do podzielenia się swoimi doświadczeniami nie tylko z korzystania z Google Workspace, ale także innymi cyfrowymi usprawnieniami wprowadzonymi w Waszych firmach.
