Jak przygotować umowę b2b z terapeutą? (przykłady)

Bazową wiedzę na temat tego kiedy zatrudniać (https://gabinetczylifirma.pl/zarzadzanie/zatrudnienie-pracownika-kiedy-jest-ten-moment/) i czy zdecydować się na umowę b2b/zlecenia albo umowę o pracę (https://gabinetczylifirma.pl/zarzadzanie/umowa-o-prace-czy-umowa-b2b-z-terapeuta/) już mamy, więc wypadałoby przyjrzeć się szczegółom. Najciekawiej i bardzo praktycznie byłoby zająć się właśnie umowami cywilnoprawnymi, bo tam przepisy pozwalają na dostosowanie warunków zgodnie z ustaleniami stron – zatrudniającego i terapeuty.

Jeżeli szukasz gotowego wzoru – znajdziesz go na końcu artykułu.
Warto jednak przeczytaj całość!

Chciałbym na wstępie podkreślić, że nie jest to porada prawna i treść artykułu ma jedynie charakter edukacyjny. Pamiętaj, żeby ostatecznie skonsultować zarys swoich propozycji z radcą prawnym, którego rola w projektowaniu umów jest nieodzowna. Moim celem jest jedynie nakreślenie możliwości i przedyskutowanie z czytelnikami scenariuszy wykorzystania mechanizmów, jakie warto w umowie z terapeutą ująć. Trzeba też jasno powiedzieć, iż każdy gabinet – placówka – firma, będzie kierowała się innymi celami, posiadała inne zasoby oraz różniła się otoczeniem prawnym. Moje propozycje nie są zatem uniwersalne, ponieważ trudno połączyć teorię z praktyką. Dobrym przykładem będzie chociażby superwizja czy hospitacja, które w zawodzie psychologa mają szczególny wymiar, który wynika między innymi z zasad etyki zawodowej czy przepisów o tajemnicy zawodowej. Koniec kropka. Dla logopedy te ograniczenia nie będą już tak restrykcyjne. Z kolei zatrudnienie fizjoterapeuty będzie obarczone przestrzeganiem ustawy zawodowej i ustawy o działalności leczniczej. Proszę zatem o wyrozumiałość połączoną z krytycznym podejściem. Nie jest to almanach tylko zestawienie przydatnych wskazówek, które należy po prostu umiejętnie dostosować.

Umowa b2b – podstawowe informacje

B2B to nic innego jak business-to-business czyli umową między dwoma przedsiębiorcami. To pojęcie jest dość pojemne, bo gdyby stroną była np. jednostka samorządowa też pewnie ktoś potocznie zamiast mówić o b2a powiedziałby o b2b. Różnica jest wyczuwalna intuicyjnie i sprowadza się najczęściej do wypłaty wynagrodzenia na podstawie faktur (rachunków). Prosty system bez angażowania biura księgowego, bez obliczania składek, podatku, urlopu, zwykła informacja o wysokości wynagrodzenia do wypłaty i tyle. Te mniej przyjemne rzeczy pozostają po stronie wykonawcy, który sam musi zadbać o urlop, ubezpieczenie, zapłatę podatku.

Mimo znacznych różnic w stosunku do umowy o pracę, kontakty między firmami czasami starają się ją udawać, właśnie po to, aby uwolnić się od restrykcji kodeksu pracy. W moim odczuciu jest to błędne podejście, które może skutkować konsekwencjami prawnymi ze strony Państwowej Inspekcji Pracy czy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Nie tędy droga, w razie wątpliwości odsyłam do tekstu o tym jak dobrze wybrać formę zatrudnienia (https://gabinetczylifirma.pl/zarzadzanie/umowa-o-prace-czy-umowa-b2b-z-terapeuta/). To jedna z ważniejszych kwestii, które należy omówić z radcą prawnym.

Co ustalić w umowie z terapeutą?

Skupmy się na kilku ważnych punktach, które warto doprecyzować w umowie. Uważam, że niejednokrotnie należy umieścić pewne regulacje, choćby były w pełni oczywiste po to, aby później omówić sobie warunki współpracy z kandydatem właśnie w oparciu o konkretny dokument. Siadamy do stołu i wspólnie czytamy propozycje warunków, zatrzymujemy się na każdej wątpliwości, przedstawiamy potencjalne scenariusze, wyjaśniamy powody. To świetna okazja, żeby porozmawiać o trudnych sprawach związanych z odpowiedzialnością czy możliwymi konsekwencjami. To także możliwość pokazania w jaki sposób my zarządzamy kryzysami i jak chronimy zespół w razie wypadku (szeroko rozumianego).

Przedmiot umowy i obowiązki Terapeuty

1. Zakres obowiązków. Zapewne główne czynności będą dotyczyły realizowania spotkań z pacjentami. Uważam, że warto poruszyć tutaj kwestie tego kto będzie pacjentem, jakiego rodzaju będą to zajęcia – indywidualne czy grupowe. Jeżeli bierzemy pod uwagę prowadzenie np. warsztatów dla dorosłych (nauczycieli, rodziców), także warto to omówić.
2. Forma rozliczenia. Ta kwestia jest oczywiście jedną z najistotniejszych i z punktu widzenia przejrzystości relacji powinna być ściśle uregulowana. Przyjętym standardem jest rozliczenie godzinowe. Diabeł tkwi jednak w szczegółach i pozornie podobne warunki generują zupełnie inne kwoty oraz konsekwencje. W przypadku stawki, może ona być stała lub prowizyjna, uzależniona sztywno od kwoty płaconej przez klienta. W tym drugim przypadku trzeba mieć jednak świadomość, że placówka będzie zmuszona ujawniać wobec terapeuty rozliczenia z klientami. Czy może konsultować z terapeutami politykę cenową? Czy wszyscy klienci (np. „starzy” i „nowi) będą płacić tyle samo? Czy w przypadku konieczności zwrotu płatności klientowi (np. z powodu reklamacji) będzie to miało wpływ na wynagrodzenie? Należy także pamiętać, że na rozliczenie godzinowe może być wiele spojrzeń, np
   • za dyspozycyjność, kiedy wysokość wynagrodzenia odpowiada wprost dostępności terapeuty;
   • za zaplanowane spotkania, kiedy bierzemy pod uwagę tylko zaplanowane spotkania;
   • za zrealizowane wizyty, kiedy liczymy tylko spotkania, gdzie pacjent był obecny.
3. Dodatkowe czynności, które mogą podlegać płatnościom. W pracy terapeutycznej zdarza się, że należy wykonać coś co jest nieodzowne, ale nie zawsze stanowi integralną część wizyty. W zależności od organizacji gabinetów, tego typu czynności mogą być otoczone mniejszą lub większą troską. Typowym przykładem jest prowadzenie dokumentacji. O ile wykonanie notatki można zapewne zrealizować w trakcie wizyty, o tyle sporządzenie opinii albo opracowanie wyniku testu może wymagać więcej czasu. Niektóre placówki decydują się na oddanie terapeutom obowiązków w zakresie obsługi klienta – rejestracja na spotkania, pobieranie płatności, wysyłanie powiadomień. W interesie placówki jest wcześniejsze rozpoznanie takich wyzwań i ustalenie z terapeutą porozumienia w tym zakresie.
4. Harmonogram zajęć. Współpraca odbywa się najczęściej w oparciu o ustaloną dyspozycyjność. Warto doprecyzować jak ta dyspozycyjność jest deklarowana – czy ma charakter stały, czy będzie ustalana co pół roku, czy i w jaki sposób może się zmieniać w trakcie trwania umowy. Trzeba mieć gotową propozycję rozwiązania dla zgłaszania dni wolnych od świadczenia usług (analogicznie do urlopu w przypadku umowy o pracę). Możemy w umowie ustalić ile maksymalnie takich dni w ciągu roku jest dostępnych, z jakim wyprzedzeniem powinny być deklarowane. Pozostaje jeszcze kwestia wprowadzania zmian w grafiku przez samego terapeutę. Czy dopuszczamy możliwość przekładania spotkań spotkań z inicjatywy terapeuty np. w obliczu ograniczania tzw. „okienek” ?
5. Wyposażenie gabinetu. W relacjach b2b istnieją rozmaite podejścia do kwestii wyposażenia gabinetu. To strony umowy ustalają kto ma zapewnić pomoce potrzebne do realizacji spotkań. Oczywiście, warto w dalszej kolejności uregulować kto ponosi odpowiedzialność za zniszczenia oraz ewentualne szkody na osobie klienta (dziecka) wywołane używaniem wyposażenia.
6. Ponadto w tej części umowy można także umieścić:
   • deklarację terapeuty o posiadaniu odpowiedniego wykształcenia, wiedzy i kompetencji do realizowania obowiązków;
   • deklarację zapoznania się z regulaminami i zasadami panującymi na terenie placówki;
   • zobowiązanie do sprawdzania warunków bezpieczeństwa w gabinecie przed rozpoczęciem zajęć;
   • zgodę na utrwalanie zajęć (np. do celów terapeutycznych);
   • zgodę na wykorzystanie wizerunku do celów marketingowych;

Obowiązki placówki

1. Harmonogram. Tu zajmiemy się nim od strony działalności firmy. Jeżeli zakładamy, że mamy do dyspozycji określone dni i godziny tygodnia zadeklarowane przez terapeutę, warto byłoby ustalić w jaki sposób oraz z jakim wyprzedzeniem informujemy ją/jego o zmianach. Do kiedy najpóźniej może pojawić informacja np. mailowa albo w aplikacji o nowej wizycie oraz jak późno możemy odwołać terapeucie takie spotkanie bez konsekwencji w postaci np. ujęcia w rozliczeniu.
2. Wypłata wynagrodzenia. Ustalcie – o ile nie padło to wcześniej – za co dokładnie terapeuta otrzymuje wynagrodzenie, w jakim terminie, ale także wskażcie sytuacje kiedy wynagrodzenie może nie przysługiwać – np. wizyta była zrealizowana z rażącym naruszeniem zasad umowy, ponieważ terapeuta się spóźnił i klient sobie poszedł.
3. Wyposażenie, materiały. Jeżeli to Wy odpowiadacie za dostarczenie wyposażenia i materiałów, opiszcie to w umowie. Warto tutaj wyjaśnić, czasami nawet bez formalizacji, w jakim trybie są kupowane pomoce i materiały. Czy terapeuci mają na to wpływ, jak powinni informować o brakach. A komputery? Kto dostarcza komputer do ewentualnych spotkań online lub opracowywania dokumentacji?

Odpowiedzialność za szkodę na mieniu lub osobie

1. Mienie placówki. Jeżeli placówka zapewnia pomieszczenie, wyposażenie oraz materiały, może wskazać kto i w jakim zakresie ponosi odpowiedzialność za szkody umyślne oraz nieumyślne spowodowane przez terapeutę lub inną osobę działającą na jego polecenie.
2. Szkody wynikające z niewykonania lub nienależytego wykonania umowy. Ustalmy co się stanie jeżeli otrzymamy od klienta roszczenie spowodowane niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem umowy, np. specjalista będzie notorycznie się spóźniał i klienci gromadnie zaczną składać skargi lub publikować z Internecie krzywdzące opinie, co może stanowić szkodę na wizerunku placówki.
3. Szkody majątkowe i niemajątkowo na osobie klienta lub dziecka.
4. Umowa ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej. Najlepszą radą na problemy, które omówimy wspólnie z terapeutą we wcześniejszych punktach, będzie konieczność zawarcie umowy ubezpieczenia OC.

Czas trwania umowy

1. Czas trwania umowy liczymy od daty rozpoczęcia do daty zakończenia. Umowa może być także zawarta na czas nieokreślony. Warto wskazać datę rozpoczęcia, która nie musi być równa dacie podpisania, ale także może się różnić od daty realizacji pierwszej wizyty. Dlaczego? Otóż zwykle wcześniej przekazuje terapeucie np. dane osobowe, klientów w postaci grafiku i chcemy, aby podlegały należytej ochronie.
2. Tryb i okres wypowiedzenia. W umowach b2b sami ustalamy w jaki sposób złożyć wypowiedzenie oraz kiedy będzie ono skuteczne. Okres wypowiedzenia chroni dwie strony, głównie ze względu na czas jaki otrzymują na znalezienie następcy. W żywotnym interesie placówki jest ustalenie na tyle długiego czasu wypowiedzenia, aby możliwe było zapewnienie pacjentom nieprzerwanej terapii.
3. Wypowiedzenie umowy ze skutkiem natychmiastowym. Omawianie z partnerem warunków zatrudnienia powinno także obejmować te trudne i rzadkie scenariusze jak nagłe zerwanie umowy. Czy są sytuacje, które mogłyby do tego doprowadzić? Co w przypadku niewypłacania wynagrodzenia? Co w przypadku rażącego naruszania warunków?

Tajemnica przedsiębiorstwa

1. Umowa b2b a tajemnica firmy. To musi się znaleźć. Po pierwsze ze względu na skutki prawne i formalną ochronę interesów. Po drugie, z konieczności wyjaśnienia tego partnerowi. Tajemnicą przedsiębiorstwa są procesy obsługi klienta, wzory dokumentów, umów, baza klientów (zawierająca jednocześnie dane osobowe), notatki ze spotkań, informacje zasłyszane od współpracowników. Myślę, że każdy prędzej czy później spotka się praktykami nieuczciwej konkurencji, jeżeli nie osobiście to poprzez historie osób trzecich.

Zakaz konkurencji

1. Zakaz konkurencji jest mniej oczywistym, ale mocniejszym środkiem ochrony interesów firmy niż dbanie o tajemnicę. Przy współpracy b2b mamy de facto do czynienia z wolnymi przedsiębiorcami, którzy mogą samodzielnie kształtować swoją działalność, świadczyć usługi wobec innych podmiotów gospodarczych lub klientów indywidualnych. W takim ujęciu musimy pamiętać, że np. nasza działalność reklamowa może niebezpośrednio wpływać na sprzedaż zupełnie innego przedsiębiorstwa. Jak to? Jeżeli promujemy daną usługę i nazwisko specjalisty, klienci mogą trafiać ostatecznie zamiast do nas, w jego kolejne miejsca pracy. Sytuacją bardziej jednoznaczną jest informowanie klientów przez specjalistów o świadczeniu przez niego usług w innych miejscach. Gdybyśmy tylko wynajmowali gabinet, zapewne nie miałoby to znaczenia. Jeżeli jednak nasza relacja jest bliższa i ponosimy większe ryzyko, chcemy także w większym stopniu chronić własne interesy.

Przykładowa umowa stałej współpracy b2b

Omówienie mamy za sobą i mogę Wam już pokazać przykładową konstrukcję umowy. Zapraszam do dzielenia się komentarzami na ten temat oraz pomysłami. Jestem przekonany, że moje propozycje są dość szczegółowe, przez co nie będą pasowały do każdego gabinetu. Wprowadźcie swoje zmiany i skonsultujcie je z prawnikiem, aby mieć pewność, że działacie zgodnie z przepisami.

Wzór dostępny jest w wersji docx. Aby go pobrać należy wyrazić zgodę na otrzymywanie powiadomień o nowych wpisach na blogu. Mam nadzieję, że po tym artykule będziecie przekonani, że warto!